1. Общие (Просвет / Гастелло / управляющие / регламенты / стандарты сервиса / дизайн и т.д.).

2. И лично ваши (названы по вашему имени и фамилии).

Для текучки:

1. Бэклог — задача находится в данном блоке тогда, когда она не до конца сформулирована / отсутствуют данные. Чем выше задача в списке, тем более она приоритетна и тем более чётко стоит ТЗ. Чем ниже — тем меньше вводных. В данном разделе может спокойно быть ±150 задач. Главное — следите за тем, чтобы она не застаивалась и эклог не превратился в кладбище или, наоборот, задачи из него не двигались, хотя уже давно в работе).
   
   
2. Задачи — в этот раздел задача попадает тогда, когда ТЗ уже составлено максимально чётко, определены сроки / ответственные, ну то есть минимум недостающих данных. Можно уже брать и делать.
   
   
3. В работе — задача, которая находится уже на данный момент в работе.
   
   
4. На согласовании — собственно, раздел, в который вы переносите задачу, если она находится на согласовании.
   
   
5. Выполнено — задачи, по которым работа завершена.
   
   
6. Удалено — задачи, которые по каким-то причинам не пошли в работу / застопорились и не сделались. Важно в данном случае добавлять их именно в раздел "удалено", а не "выполнено".
   
   

Другие:
Всё остальное — создаётся индивидуально под проект в зависимости от задач. Любые блоки: ФОТ / Управленческие отчёты / итоги встреч / отзывы / всё что угодно. В каждом проекте это индивидуально.

В каждом проекте есть возможность написать правила работы с доской и распределить роли. Если хотите написать — можете это сделать и будете большим молодцом.

Условно — Майя — для SMM по франшизам, Катя Лузикова — правила работы с доской "Стандарты сервиса" и т.д.

1. Cмотрите, чтобы задача правильно назвалась: обязательно отражайте основную суть в названии задачи и также в названии указывайте проект, к которому задача относится: TNG ALL / TNG Prosvet / TNG Komenda / TNG Pearl и т.д., и уже через слеш пишите название задачи. Например: TNG Prosvet / создать бизнес-ланч. Или: Dalisi / сфотографировать номера.
   

Добавляйте задачу во все необходимые проекты: как общие, так и к конкретным людям. Так, если задача - переклеить наклейки на фасаде заведения на БЖ, то она падает в проекты: Алексей Чернецов (если он ведёт ваш проект, Дарина Пыряева (чтобы она была в курсе), TNG Pearl (управа) и TNG Pearl (маркетинга) и ваш личный проект. Ну то есть задача должна быть и в проекте ресторана, и в проекте людей, которые занимаются этой задачей.В проекте ОБЯЗАТЕЛЬНО выставляйте верный раздел и вместе с остальными участниками следите за тем, чтобы задача всегда была в нужно разделе и не застревала в разделе, в котором уже давно не находится.Отмечайте в задаче или добавляйте коллаборатором заинтересованных в этом людей. Иначе вы рискуете сделать так, что вашу задачу проигнорируют и не заметят в кипе других задач.Самое главное — максимально чётко формулируйте ТЗ в описании задачи. Иначе масса времени тратится на то, чтобы вытащить из вас детали. Не забывайте ставить срок и ответственного.

1. Субтаски нужны для того, чтобы декомпозировать (разбить) большую задачу на много маленьких — т.е. для эффективности и удобства. Условно — если вам надо разработать набор по бизнес-ленчу, то создавайте субтаски: концепт / условия / покупка посуды / реклама (или как угодно по-другому, как вам кажется логичнее).
   
   

2. ОЧЕНЬ ВАЖНЫЙ МОМЕНТ: на момент написания этой инструкции, добавлять субтаск в проект можно только с телефона. Делайте это обязательно, пожалуйста, иначе, опять же, возникает путаница и субтаски просто теряются.

1. Пожалуйста, следите за сроками самостоятельно. Иначе сейчас можно видеть много задач, у которых срок прошел года полтора назад).
   
   
2. Если по каким-то причинам вы двигаете чётко обозначенный срок — напишите об этом в комментарии человеку, для которого этот срок важен (если такой человек есть). Если нет и сроки только для вас — просто следите за ними.
   

В задаче можно поставить только одного "исполнителя". В оригинале это звучит как assignee, что ближе к значению "ответственный". Т.е. в данном случае это не тот, кто делает, а тот, кто отвечает за исполнение задачи и все вопросы будут к нему.


Условно, если надо сделать бизнес-ланч на просвете, то "исполнитель" — это Аня Маскаева, а не Равиль Назиров.

1. Комментарии нужно давать чётко, ясно, скопом, а не 1 слово в сообщении и 10 комментариев. Asana — не мессенджер.
   
   
2. ТЗ писать в ОПИСАНИИ задачи, а не в комментарии. В комментариях нужно писать комментарии.
   
   
3. Здорово, когда вы заботитесь о том, с кем вы ведёте диалог: лучше отправлять текстовые файлы не вложением, а ссылкой на ГуглДиск. Нас в проектах больше 40 человек и если каждый будет присылать файлы, кончится память и будет огромная путаница. Поэтому — лучше ссылки на ГуглДиск, не вложения. + ко всему каждая новая версия — это новый файл. Не надо так.
   
   
4. Здорово, когда вы реагируете на то, что увидели новую задачу — ставите лайк / отписываетесь.
   
   
5. Пожалуйста, следите за вашими досками. Любой, кто попадает к вам в проект заведения или в ваши личный проект, должен легко разобраться во всех разделах.
   

Вы всегда может пересмотреть инструкцию по работе, которую вы, само собой, уже смотрели при добавлении в Asana: https://www.youtube.com/watch?v=WQ2QX69Kd18